أي عملية تؤتمتها أولًا؟

ابدأ بعملية واحدة، لا بمنصة كاملة

تعرف معظم الفرق أن شيئًا ما بطيء، والصعب هو اختيار نقطة البداية. المشروع الأول الذي يحاول إصلاح كل شيء لا يُصلح شيئًا غالبًا، فاختر عملية واحدة تتكرر كثيرًا ويشتكي منها الناس أصلًا.

أربع علامات على أن العملية جاهزة

المرشّح الجيد للبداية يجمع عادةً العلامات الأربع:

• تتكرر كل يوم أو كل أسبوع، لا مرة في الربع.
• تتبع الخطوات نفسها في كل مرة.
• ينقل فيها أحدهم المعلومات يدويًا بين مكانين، كأن ينقلها من بريد إلى جدول بيانات.
• أخطاؤها مكلفة، أو يصعب اكتشافها بسرعة.

قيّمها في عشر دقائق

لكل عملية مرشّحة، اكتب أربعة أرقام: كم مرة تحدث في الشهر، وكم دقيقة تستغرق في كل مرة، وكم شخصًا يتعامل معها، وكم يكلّف الخطأ فيها.

حاصل ضرب عدد المرات في الدقائق يعطيك الساعات التي تستهلكها شهريًا. مثال توضيحي: فاتورة تُكتب يدويًا 200 مرة في الشهر بأربع دقائق لكل مرة تعني أكثر من ثلاث عشرة ساعة شهريًا، قبل تصحيح أي خطأ.

ما تتركه لوقت لاحق

بعض العمليات لا تصلح مشروعًا أول، حتى لو كانت مرهقة:

• عمليات تتغير قواعدها كل شهر.
• عمل يحتاج إلى تقدير جديد في كل مرة.
• أي عمل لا يستطيع أحد أن يكتب خطواته بعد.

أبقِ القرار لشخص

يجب أن تُجهّز النسخة الأولى العمل ويوافق عليه شخص. وبعد أن تثبت جدواها على حالات حقيقية لبضعة أسابيع، وسّع ما تقوم به وحدها.

ما تحضره إلى المحادثة الأولى

العملية التي اخترتها، وأرقامك الأربعة، وبعض الأمثلة الحقيقية: عشرون فاتورة أو رسالة أو نموذجًا تكفي. هذا كل ما نحتاجه لنقول إن كانت تستحق، وما الخطوة الأولى.